Société : Université Aix-Marseille Lieu : Bouches-du-Rhône (Provence-Alpes-Côte-D'Azur)
Descriptif du poste
Société : Université Aix-Marseille Catégorie : Offre emploi CDD Activité : Administration / Services publics Lieu : Bouches-du-Rhône (Provence-Alpes-Côte-D'Azur)
Mission
Entreprise : Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l'université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd'hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. AMU en vidéo : **************************** Description du poste : L'Assistante ou l'assistant de direction sera rattaché.e à l'attachée de direction de la direction générale des services, au sein d'une équipe de trois personnes. Secrétariat et assistanat : Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels, prise de messages, transmission des demandes, réorientation de mails, pause-café des invités) Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement. Gestion des parapheurs Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la DEPIL pour tous les événements organisés par la Direction Générale. Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence : Skype ; ZOOM etc.) ; Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la DEPIL et de la DOSI… Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission : gestionnaire polyvalent SIFAC : établissement des bons de commandes etc. Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la DGS (dossiers ; courriers ; notes etc.) Gestion de la documentation (mise à jour des espaces partagés, méthode de classement, archivage…) Élaborer et mettre à jour un ensemble d'outils cadres de l'activité (répertoires, organigrammes, calendrier, listes de diffusion) Assurer le support bureautique de la direction (fonctionnalités outlook, amubox, …) Gérer les agendas Préparer les fonds de dossier nécessaires aux réunions Rédiger et mettre en forme des documents associés aux dossiers en cours (rapports, comptes rendus, présentations, …) Gérer l'archivage physique et numérique associé à l'activité Gérer le process de signature électronique Communication : Mettre en forme et préparer la diffusion des informations et des actualités de la DGS. Mise à jour des documents de communication Réaliser des outils de communication interne Coordonner la distribution et la mise en ligne des documents Description du profil : La personne recrutée devra assumer des missions et tâches qui requièrent, sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion. Vous pourrez mener à bien cette mission grâce à votre maitrise des outils bureautiques et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC), mais aussi grâce vos qualités d'expression écrite et orale et votre aisance relationnelle. Vous savez gérer vos priorités et vous organiser dans un environnement complexe avec agilité et réactivité et tout en faisant preuve de diplomatie et de pédagogie. Vous apportez un plus grâce à votre capacité à mettre en œuvre des procédures et règles. Nous tenons à vous informer que l'université est fermée du 26 juillet 2024 au 19 août 2024. Toute candidature reçue pendant cette période sera donc examinée fin août/début septembre Un processus de recrutement fluide et transparent : À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure. En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel. Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé : - Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné - Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an - Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires - Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et socialCLIQUER ICI POUR POSTULER
