Chargé de mission « Projets transversaux, appui à la coordination transversale et administrative et appui des services » H/F

Société : Agence Publique pour l'Immobilier de la Justice
Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)

Présentation de l'entreprise

Descriptif du poste

Société : Agence Publique pour l'Immobilier de la Justice
Catégorie : Intérim
Activité : Services
Filiere : Assurance
Metier : Chef de projet
Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)
Durée : CDD

Mission

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.
Environ quatre-vingt opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre les 50 chefs de projet de l’Agence.
Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.

L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.

Affectation et missions :
Auprès du secrétaire général, le/la chargé(e) de mission en charge de projets transversaux, de la coordination administrative du pôle SG et d’appui aux services transversaux est plus particulièrement chargé du déploiement d’actions relevant de la responsabilité Sociale et Environnementale (RSE), et notamment du plan Sobriété. Il ou elle appuiera le secrétaire général à la coordination des services dans une logique de service, de cohérence, de cohésion et de recherche de la performance.
A ce titre, il ou elle aura pour mission de soutenir la coordination entre les différentes équipes et directions du secrétariat général, tout en assurant un suivi administratif efficace. Il/elle jouera un rôle clé dans l’optimisation des processus internes et la facilitation de la communication entre les services, en binôme avec la chargée d’appui (assistante du secrétaire général).

Auprès du secrétaire général adjoint, et sous sa direction, le/la chargé(e) de mission en charge de projets transversaux, de la coordination administrative du pôle SG est chargé(e) d’instruire le projet de SPSI, notamment en rassemblant toutes les données et informations utiles, et en anticipant à la rédaction du document stratégique et autres supports.
A la demande des services, le secrétaire général pourra affecter en renfort le/la chargé(e) de mission en charge de projets transversaux, de la coordination administrative du pôle SG, notamment à la DIGET en tant que renfort, par exemple pour apurer des situations ponctuelles.
Les missions principales du poste s’ordonnent donc autour de 4 axes :
Mission RSE, principalement Service Public Eco-Responsable
* 1-Participer à l’élaboration d’un plan sobriété, veiller à sa déclinaison et à sa promotion, prendre en charge certaines actions, le cas échéant, en lien avec d’autres référents
* 2-Gestion et organisation des évènements internes liées au service public éco-responsable (semaine européenne du développement durable, …)
* 3-Rédaction de communication interne autour de la démarche éco-responsable (éco-geste sur les écrans de diffusion interne ; insertion dans le flash info)
* 4-Préparation et suivi des chantiers de progrès autour de l’environnement de travail (chantier B3 et J1)
* 5-Saisie et vérification des données de consommation électrique et des données de consommation des fluides
* 6-Contribution à la réalisation du bilan carbone de l’Agence
* 7-Préparer les campagnes Eco-watt
* 8-Préparer l’ensemble des informations à saisir sur le logiciel OPERAT
* 9-Valoriser les actions et les indicateurs
* 10-Appuyer le secrétaire général sur toute action RSE

2- Mission SPSI :
11- Collecter les données et informations nécessaires
12- Pré-rédiger le document stratégique et toute autre note

3- Coordination transversale et administrative
13- Coordination des projets transversaux :
- Participer à la définition et à la mise en œuvre de projets transversaux impliquant plusieurs directions.
- Assurer le suivi des actions et des objectifs en lien avec ces projets.
- Contribuer à l’élaboration de projets à financement interministériels.
- Participation à l’organisation, notamment des activités de cohésion, de réunions et autres,
- Toutes études ou recherches (benchmarking, veille, analyses, synthèses, …) confiées par le SG.
14- Communication interne :
- Faciliter la circulation de l’information entre les différentes directions.
- Organiser des réunions interservices et, le cas échéant, rédiger des comptes rendus pour assurer un suivi efficace.
- Piloter le projet de revue de l’arborescence sur le serveur et de mise en ligne des documents clés.
15- Gestion administrative :
- Assurer le suivi des documents administratifs, des contrats, le cas échéant, et des procédures internes.
- Participer à la gestion des budgets liés aux projets transversaux.
16- Optimisation des processus :
- Analyser, en lien avec la mission Performance, les processus administratifs existants (Gestion interne du pôle SG, gestion des documents et archivage, mise en ligne sur intranet et sur le serveur) et proposer des améliorations pour gagner en efficacité.
- Mettre en place des outils de suivi et de reporting pour évaluer l’efficacité des actions menées.
17- Support aux directions et équipes :
- Apporter un soutien administratif aux équipes dans le cadre de la gestion quotidienne de leurs activités.
- Aider à la formation des nouveaux collaborateurs sur les procédures administratives et les outils utilisés.
18- Suivi des indicateurs de performance :
- Définir, en lien avec la mission Performance et les directions, et suivre des indicateurs clés de performance pour évaluer l’efficacité des projets et des processus administratifs.
- Élaborer des rapports réguliers pour la direction sur l’avancement des projets et des actions menées
4- Appui transverse spécifique :
19 - Appui à la gestion et/ou administrative aux services, notamment le cas échéant en appui DIGET,
Constatation du service fait pour les commandes et marchés gérés par la DIGET
Gestion des relations avec les fournisseurs pour les commandes et marchés gérés par la DIGET et création des engagements juridiques dans le logiciel de gestion financière
Vérification des factures du prestataire pour le marché de déplacement
Appui à l’inventaire.
20 - Intérim de certaines missions de la chargée d’appui auprès du SG (gestion du CA, notamment).
Particularités :
Travail en binôme possible, participation/animation de groupe de travail.
La fiche de poste et les missions pourront être adaptées selon l’actualité et les besoins.

Profil recherché

Formation : vous êtes diplômé(e) d’un bac + 4/5 en gestion, administration, management de projet ou domaine connexe.
Vous avez des connaissances approfondies et/ou expériences sur au moins une des principales missions du poste.
Vous avez démontré des aptitudes à évoluer professionnellement.
Expérience dans la gestion de projets transversaux est un atout.
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et des logiciels de gestion de projet (ex. : Trello, Asana, etc.).
- Connaissance des procédures administratives et de gestion budgétaire.
Compétences comportementales
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- De bonnes capacités rédactionnelles.
- Capacité à travailler en équipe, à fédérer et à créer des synergies entre les services.
- Sens de l’organisation, rigueur et capacité de synthèse, d’analyse et de conception de procédure, de cartographie,
- Vous êtes autonome de nature, et une capacité à reporter votre activité auprès de vos responsables.
- Loyauté et discrétion sont des impératifs.

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