Accompagnement, Soins et Services à domicile

Acteur du secteur des services à la personne, l'ASSAD 25 a eu besoin de professionnaliser ses relations avec les intervenants à domicile pour améliorer rapidement sa gestion opérationnelle.

L'ASSAD 25 est implantée dans le département du Doubs et a pour mission de développer des services d'assistance à domicile.
Son rôle est donc d'offrir des prestations qui facilitent la vie à domicile dans les domaines des services, des soins médicaux et de l'éducation.
Regroupant plus de 600 aides à domicile, l'ASSAD 25 présente une masse salariale importante qui nécessite une gestion millimétrée des échanges entre les effectifs terrain et le siège.

Or, l'ASSAD 25 travaillait sur les acquis de gestion de ses débuts, qui n'étaient plus adaptés aux besoins actuels.
« Nous devons envoyer plus de 1000 plannings par mois à plus de 600 aides à domicile travaillant chez des usagers.
Ces plannings sont modifiés plusieurs fois ce qui génère des incompréhensions » explique Jean-Luc Boyer, Président de l'ASSAD 25.
« Outre les problèmes de plannings, nous avions aussi besoin d'une simplification de notre système de paies.
Les aides à domicile devaient réaliser tous les mois un état de présence et nous transmettre des feuillets signés par les personnes aidées. Un système trop fastidieux pour tout le monde et loin d'être écologique. »

L'ASSAD 25 recherchait donc des solutions pour moderniser et accélérer son système de facturation, optimiser ses plannings et faciliter les calculs de temps de travail.
L'objectif était d'améliorer la planification des interventions, de faciliter la prise en compte des demandes des employés (congés, frais, etc.) et d'obtenir plus d'informations sur les patients après chaque intervention, pour gagner en qualité de prestations et optimiser les coûts et le temps de chacun.

En 2007, l'ASSAD 25 cherche, dans un premier temps, une solution pour gérer plus efficacement la distribution des repas.
lle interroge SwingMobility qui lui propose une solution de restructuration complète pour une simplification de toute leur organisation.
En 3 mois, un logiciel de gestion de livraison des repas est installé et en 6 mois, c'est tous les intervenants qui bénéficient de SwingService, logiciel dédié aux services à la personne créé par SwingMobility.


SwingService SAP modernise l'ASSAD 25

La solution retenue a été la mise en place de l'application SwingService orientée services à la personne pour l'ensemble de la flotte d'aides à domicile.
Tous les intervenants ont donc été équipés de PDA à partir duquel ils ont une gestion embarquée des interventions avec mise à jour automatique des données.

La première fonctionnalité fait apparaître le planning de la journée avec l'ensemble des interventions à réaliser.
A partir de ce planning, l'intervenant peut visualiser la fiche usager ou saisir les éléments liés à son intervention.

Les fonctionnalités mises en place permettent ainsi à l'aide à domicile la saisie rapide de formulaires (CP, RTT, CA, données sur l'intervention...).
Alors qu'au siège, les utilisateurs du logiciel ont accès à l'ensemble des données au travers d'une connexion web et d'un accès au serveur swing.
Ce serveur transmet et récupère les données des PDA, puis des fichiers sont constitués pour une intégration automatique dans les logiciels de gestion.

Avec l'utilisation de SwingService SAP, l'ASSAD 25 a modernisé sa prestation et gagné en qualité de service.
« La suppression des ressaisies, l'économie réalisée sur les frais (postaux, téléphoniques et de déplacement), l'optimisation des tournées, l'amélioration du système de paies ou encore ladiminution des démarches RH ont permis à nos aides à domicile de se concentrer sur leur métier et ont apporté une plus grande réactivité sur le terrain », déclare Jean-Luc Boyer.


L'ASSAD 25 et SwingMobility, une collaboration sur le long terme

En 2010, l'ASSAD 25 renouvelle son partenariat avec SwingMobility et améliore encore les outils mis en place avec une simplification du « journal de bord » et une synthèse individuelle de leur activité disponible pour chaque aide à domicile.
Et pour l'avenir, afin de poursuivre la modernisation du service, tous deux sont entrain de réfléchir à la possibilité d'intégrer un GPS aux PDA des aides à domicile.
Les intervenants pourraient ainsi bénéficier d'un système de navigation pour trouver rapidement l'adresse d'intervention, quand le siège de l'association aurait un moyen de géolocaliser ses employés.


ASSAD 25 en bref :
L'ASSAD Besançon-Pontarlier est une association loi 1901 membre du réseau UNA (Union de l'aide, des soins et des services aux domiciles).
L'ASSAD développe des services qui concourent au soutien à domicile. Elleinforme, aide, soigne, seconde les parents dans leurs fonctions parentales et propose aussi à tout un chacun, des prestations qui facilitent la vie à domicile.
Aujourd'hui, l'ASSAD 25 représente 667 salariés et un budget de 16 789 376 €.

SwingMobility en bref :
Créé en 2003 à Strasbourg par Patrick Metzger, le Groupe SwingMobility est aujourd'hui l'un des principaux acteurs du marché de la mobilité.
Ses solutions disponibles en mode SaaS ont été adoptées par plus de 1500 sociétés en Europe représentant plus de 16 000 utilisateurs dans le monde.
Le groupe, qui compte aujourd'hui 50 collaborateurs, connait une forte croissance. Il a réalisé en 2010 un chiffre d'affairesde 6,5 M€ en croissance de 103 % sur un an.
www.swingmobility.com

AVIS D'EXPERT
Strasbourg, le 22 juin 2011

Par Patrick Metzger, Président Directeur Général de SwingMobility

L'ambition de SwingMobility se résume ainsi : gérer à distance, via des solutions logicielles, le travail des employés itinérants, afin d'augmenter la productivité des entreprises.
La technologie SwingMobility a été conçue et développée de telle sorte qu'elle peut s'adapter à un large éventail de métiers : SAV, services à la personne, transporteurs, chauffeurs-livreurs....


Services à la personne : les nouvelles technologies favorisent la professionnalisation du secteur

Si les premières notions de services à la personne apparaissent dès la fin des années 80, le marché explose avec la loi Borloo et le lancement du chèque emploi service en 2005.
Depuis, les différentes entreprises, privées, structures publiques et associations présentes sur le marché ont du jouer des coudes face à la concurrence et seules les plus abouties ont pu résister à la restructuration du marché et aux multiples fusions qui ont été opérées.
En 2011, les organismes agréés de services à la personne - 22 000 selon l'Agence Nationale des Services à la Personne - parlent rentabilité !
Ils traitent de problématiques de politique salariale, contrôle qualité et gain de productivité.
Face à ces nouveaux enjeux, les nouvelles technologies peuvent apporter des solutions, à condition qu'elles soient dédiées.


Fidéliser ses employés

Aujourd'hui encore, bien qu'il s'agisse du secteur le plus dynamique en termes de création d'emplois (+ 15% en 3 ans *), les services à la personne sont touchés par un déficit d'image important.
Si les structures recherchent du personnel de plus en plus qualifié, les horaires flexibles, une situation géographique trop étendue ou encore une mauvaise répartition du planning, sont autant de freins au recrutement.
Un manque de professionnalisme qui tend à donner aux métiers des services à la personne une image de « petits boulots ».
Comment dans ces conditions attirer et garder une main d'oeuvre qualifiée ?
A l'image des commerciaux, les employés des services à la personne ont besoin d'outils performants leur permettant d'optimiser leur temps de travail.
Gestion de planning, optimisation automatique des tournées, meilleure adaptation des qualifications en fonction des besoins, interface directe avec les gestionnaires, etc. toutes ces fonctionnalités jusqu'alors réservées à une branche commerciale se développent petit à petit sur le secteur des services à la personne.
Elles offrent aux acteurs des outils performants et adaptés et aident à la professionnalisation du secteur, gage de pérennité.

Contrôler la qualité

En plus de structurer les missions des intervenants, les nouvelles technologies appliquées aux métiers des services à la personne visent également à permettre aux employeurs de vérifier la qualité du travail effectué.
Si jusqu'à présent les employés ne faisaient que « pointer » lors de missions, ils peuvent désormais, grâce à de nouvelles solutions logicielles de mobilité dédiées, donner les détails de leurs interventions et être géolocalisés par leurs employeurs.
Nous ne parlons plus de gadgets mais de réelles applications métier qui permettent aux services à la personne de gagner en professionnalisme, en qualité et en image.
Un passage obligé pour les entreprises privées du secteur qui doivent gagner en rentabilité ; mais également pour les associations et structures publiques qui, en grande partie subventionnées, doivent rendre des comptes précis et prouver la bonne utilisation et l'optimisation des moyens.


Se professionnaliser grâce à la technologie

Parce que tous ont compris qu'une professionnalisation est nécessaire pour survivre, les organismes de services à la personne veulent se moderniser.
Ainsi, certains ont équipés leurs intervenants de PDA munis d'une application développée sur mesure en fonction de leurs besoins et qui permet de gérer le quotidien des employés.
Ceux-ci bénéficient donc d'un planning optimisé, d'une roadmap de leur journée et d'une interface directe et permanente avec l'organisme.
Ils peuvent ainsi, par exemple, directement envoyer un rapport détaillé d'intervention, le nombre d'heures effectuées et les frais engendrés.
De plus, avec la synchronisation en temps réel, ils sont en permanence au courant des derniers changements de planning ou de toute autre information importante.
Une optimisation de temps pour l'employeur et l'employé et un gain de qualité pour le consommateur final.

Les services à la personne ont beaucoup évolués ces dernières années.
Nous sommes passés d'un service à majorité associatif à un marché ultra concurrentiel.
Les acteurs le savent, s'ils veulent rester dans la course, la professionnalisation du secteur est indispensable.
L'arrivée d'applications dédiées va sans nul doute favoriser la volonté des prestataires de structurer leur organisation.
Un tournant technologique pour les services à la personne, un vaste marché encore voué à s'étendre.

* source : site de l'ANSP