Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire au sein de l’IFSI (Institut de Formation en Soins Infirmiers).
Le/la secrétaire exerce ses activités en collaboration avec les autres secrétaires de l’IFSI. Des responsabilités spécifiques lui sont confiées mais il/elle est en capacité d’effectuer l’ensemble des missions du secrétariat.
Mission d’accueil :
– Accueil, information des étudiants, intervenants et autre personnel CHU dans les limites de ses compétences
– Réception et traitement des messages électroniques
– Réception et traitement des messages téléphoniques
Participation à l’organisation et au fonctionnement de l’institut :
· Formation
– assurer le secrétariat de direction
– gestion du site internet (mise à jour régulière des informations et des documents mis en ligne)
– gestion et suivi des dossiers des étudiants
– participation à la gestion des stages,
– saisie et mise en forme du courrier, des documents (attestations de présence, convention, convocation, travaux et documents pour les formateurs…)
– déclaration des AES et autres accidents
– établissement mensuel des états de frais
– participation à l’organisation du Diplôme d’Etat (CAC, instances de l’institut, compte-rendu…)
– réalisation du rapport d’activités en collaboration avec la responsable
– participation aux réunions d’équipe
– secrétaire de séance aux instances
– classement, archivage des dossiers
– participation ponctuelle aux missions des autres écoles et instituts
· Sélection
– gestion des dossiers (vérification des documents)
– gestion des convocations, des listes d’émargement et de la préparation du concours d’entrée pour une catégorie de professionnels
– rédaction de procès-verbaux
– saisie du courrier, des résultats
· Formation continue
– publicité interne et externe aux établissements hospitaliers, publics et privés
– saisie du courrier, des conventions, des attestations de présence, des convocations, des programmes
– établissement des frais de formation
Gestion des archives
Classement des documents, des courriers
Classement et archivage des dossiers
Mise à jour des procédures
Poste à 50% qui pourra évoluer vers un temps plein courant 2025
Formations – Qualifications (Savoir ) :
Diplôme de secrétaire
Connaissances particulières (Savoir-faire ) :
Maîtriser la communication écrite et orale (respect, discrétion, écoute et pondération)
Maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe
Rigueur et patience
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports
Rédiger des courriers
Travailler en équipe
Utiliser les outils bureautiques
Expériences professionnelles (Savoir-faire ) :
Maîtrise de l’outil informatique (Word [publipostage], Excel, PowerPoint)
Qualités professionnelles (Savoir-être ) :
Disponibilité
Autonomie
Dynamisme
Sens de l’organisation
Anticipation
Esprit d’initiative
Loyauté
Rigueur
