Dans une décision adressée aux organismes habilités à procéder à l'évaluation externe des établissements et services sociaux et médico-sociaux le 2 juillet 2010 et mise en ligne ce jour, l'Agence nationale de l'évaluation et de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (Anesm) précise les modalités de mise en oeuvre du rapport d'activité périodique que ces derniers doivent lui adresser .
Le format de ce rapport doit permettre de disposer d'éléments de synthèse sur chaque mandat pris par les organismes au titre de l'évaluation externe. Il se composera de deux parties : l'une sur les données administratives et relatives aux équipes mobilisées, la seconde sur la synthèse
de la mission d'évaluation conduite.
Il faut rappeler que, selon les dispositions de l'article D 312-202 du code de l'Action sociale et des familles, les organismes habilités doivent en effet rendre à l'Anesm, selon des formes et une périodicité qu'elle détermine, et au moins tous les sept ans, un rapport d'activité qui permet notamment d'examiner le respect du cahier des charges fixé par le décret du 2007-975 du 15 mai 2007 et des critères d'habilitation.
Le rapport d'activité sera mis en oeuvre en deux étapes :
Le rythme retenu à ce stade pour la production et l'envoi de ces rapports est le semestre civil.
Les organismes habilités devront donc adresser à l'Anesm par voie électronique, un fichier Excel, transmis ci-joint, renseigné pour chacune des missions terminées ou en cours. La date limite de réception à l'Anesm est fixée au 10 du mois suivant le semestre civil concerné.
La première transmission portera non pas sur le semestre écoulé mais sur la période écoulée entre la date de l'obtention de l'habilitation et le dernier jour du semestre qui précède l'envoi du rapport d'activité, soit le 30 juin 2010. Ce premier envoi sera réalisé au plus tard le 17 septembre par messagerie électronique en adressant le fichier Excel complété dédiée.
Les organismes n'ayant pas obtenu de mandat au titre de l'évaluation externe, porteront la mention « rapport d'activité trimestriel : néant » en objet du message électronique sans adresser de fichier Excel.
Les organismes ayant obtenu des mandats mais dont les missions ne sont pas achevées sur le trimestre concerné, porteront la mention « mandat en cours » dans la colonne prévue à cet effet dans le fichier.
L'Anesm n'assurera aucune relance, et l'absence de transmission à date limite entrainera l'engagement de la procédure de suspension de l'habilitation dont la première étape est constituée par l'invitation de l'organisme à formuler ses observations sur son manquement dans le délai d'un mois.
La décision de suspension de l'habilitation, une fois notifiée à l'organisme et rendue publique par l'Anesm, aura pour effet de suspendre les mandats en cours jusqu'à ce que l'organisme concerné réponde à son obligation de transmission à l'Anesm. L'absence de régularisation de l'obligation de transmission dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la notification de la décision de suspension de l'habilitation, entrainera l'engagement de la
procédure de retrait de l'habilitation.
Au-delà de ces rapports d'activités qui constituent la base d'un contrôle de premier niveau, l'Anesm examinera un échantillon annuel des rapports d'évaluation dans le cadre de son plan de contrôle annuel, en vue de s'assurer du maintien des conditions de l'habilitation des organismes.
L'article D.312-202 du code de l'Action sociale et des familles porte à la charge de la personne physique ou la personne morale de droit public ou de droit privé gestionnaire de l'établissement ou du service social ou médico-social concerné et de l'autorité ayant délivré l'autorisation, l'information de l'Anesm des différends ou manquements survenus en matière de méthodologie d'évaluation et de production des résultats.
Lorsqu'il résulte de l'application des dispositions précédentes que les termes du présent cahier des charges ne sont pas respectés, l'Agence peut, après avoir recueilli les observations de l'organisme concerné, suspendre ou retirer l'habilitation.
Afin de respecter les dispositions du décret, l'attention des organismes est attirée sur la hiérarchie des textes qui fait prévaloir les termes du cahier des charges des évaluations externes fixé par décret, sur les documents contractuels de mise en concurrence, en particulier sur l'obligation faite à l'organisme habilité :
- de porter une appréciation sur l'existence et la pertinence des dispositifs de gestion et de suivi des activités et de la qualité des prestations délivrées ;
- d'examiner la cohérence et la continuité des actions et interventions entre autre au regard du projet personnalisé ;
- d'examiner les suites réservées aux résultats issus de l'évaluation interne et plus particulièrement les modalités de suivi et de bilan périodique ;
- d'examiner la politique de gestion des risques individuels et collectifs ;
- d'examiner le respect des critères énoncés par la réglementation notamment relatifs à la qualité de l'hébergement ;
- l'examen de la prise en compte des recommandations formulées par l'Anesm.
Les organismes sont ainsi informés qu'ils ne pourront pas se prévaloir des termes du document contractuel formalisant le mandat d'évaluation externe, pour répondre à un manquement relatif aux obligations qui leur sont faites par le décret n°2007-975 susvisé.
Ils sont par ailleurs invités à se tenir régulièrement informés de l'avancement des travaux de l'Anesm en accédant à son site (www.anesm.sante.gouv.fr) sachant qu'il leur sera demandé de prendre en compte toute production mise en ligne avant le début d'une mission.
Enfin, l'attention des organismes est attirée sur les travaux publiés et en cours à l'Anesm en matière d'évaluation interne des établissements et services visés à l'article L.312-1 du code de l'Action sociale et des familles, qui portent, d'une part, sur l'effet des prestations comme une des composantes de leur qualité et, d'autre part, sur l'utilisation d'outils de suivi et de pilotage en continu de la qualité des activités et prestations pour le déclenchement
d'évaluations non programmées de pratiques.
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