Ehpad : un guide méthodologique pour les appels à projet - autorisation création maison de retraite

La loi Hôpital, Patients, Santé, Territoires (HPST) réforme la procédure d'autorisation en généralisant le recours à la procédure d'appel à projets pour la création, la transformation et l'extension de la capacité des établissements et services sociaux et médico-sociaux, à financement public. Dans le cadre des travaux préparatoires à la mise en œuvre des dispositions de la loi HPST menés en 2009, la CNSA a été chargée par le Conseil National de Pilotage des ARS, en lien avec la Direction générale de la cohésion sociale, de la conduite d'un projet pilote permettant de préciser les conditions de mise en œuvre de cette réforme.

A partir des expériences menées dans les régions Bourgogne, Centre et Pays de la Loire, des recommandations opérationnelles ont été dégagées pour conduire la nouvelle procédure d'autorisation par appel à projet.

Ce document présente les différentes étapes de la procédure et leurs principales caractéristiques (objectifs, déroulement, acteurs...). Il aborde l'articulation de cette procédure avec les étapes d'amont (élaboration et actualisation des schémas et des programmes dont le PRIAC) et formule des recommandations pour le pilotage d'ensemble. Enfin il détaille les contenus du cahier des charges.

Il est avant tout établi pour le secteur médico-social, mais il peut être utilisé pour les autres domaines de compétence de l'action sociale.

Certains principes issus de la loi qui guideront l'écriture des cahiers des charges et la mise en œuvre des procédures d'appel à projet par les autorités locales doivent être rappelés :

• être transparent et équitable : l'ensemble des candidats d'établissements et services doivent disposer de la même information, tant sur le projet attendu par les décideurs que sur le processus de soumission d'un projet et de choix par les autorités compétentes. Le contenu du cahier des charges doit ainsi être clair et complet. Il doit préciser les attentes des décideurs, expliquer le déroulement des différentes étapes de la procédure d'appel à projet et notamment aborder les modalités de choix (composition des commissions, critères d'évaluation et leur pondération...). Enfin, par sa structuration, le cahier des charges doit constituer une aide pour que chaque promoteur puisse structurer une proposition la plus pertinente possible ;

• Permettre l'innovation et les expérimentations : le cahier des charges doit trouver le bon équilibre entre l'expression d'attentes très cadrées (parce que le besoin à satisfaire dans le cadre de l'appel à projet est très précis ou parce que des aspects légaux et réglementaires encadrent fortement les éléments de réponse) et de critères plus ouverts laissant un espace de créativité et d'innovation au candidat soumettant un projet. De même, le caractère innovant, soit de la nature des prestations et activités proposées, soit de la façon dont celles-ci sont réalisées, doit être inclus dans l'évaluation des projets soumis. Enfin, des déclinaisons de la procédure standard doivent permettre au niveau local de structurer les relations entre la (les) autorité(s) et les promoteurs de façon à garantir l'émergence de projets adaptés à des besoins émergents, en complémentarité avec ceux pilotés au niveau national ;

• Maîtriser les délais entre l'identification d'un besoin et la mise en œuvre d'une solution adaptée : la préoccupation de la gestion du temps est présente dans le cahier des charges et prise en considération dans le développement de la procédure ;

• Garantir, au travers de la mise en œuvre de la procédure et du cahier des charges, la réalisation des schémas départementaux et régionaux et de leurs programmes dont les PRIAC :

10 étapes ont été identifiées dans le déroulement de la procédure:

1. Planification des appels à projet ;
2. Réalisation du cahier des charges ;
3. Diffusion du cahier des charges ;
4. Réception des projets ;
5. Instruction des projets par les instructeurs ;
6. Evaluation des projets par la commission de sélection d'appel à projet ;
7. Avis de la commission de sélection d'appel à projet
8. Notification de la décision d'autorisation ;
9. Communication de la décision aux candidats ;
10. Enregistrement, suivi de la mise en œuvre et retour d'expérience.

Pour chacune de ces étapes sont présentés les objectifs, les pré-requis, les activités, les acteurs impliqués et les aspects clés. Certaines propositions d'organisation sont données à titre d'exemple et demeurent aménageables par les différentes autorités locales, hormis celles qui relèvent de dispositions légales ou réglementaires.

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