Salarié-aidant : Organiser les moyens de nous contacter

Quand nous élaborons une demande d'arrangement sur les modalités de travail, il est important de pouvoir préciser quand, où, et comment nous nous rendrons disponibles pour que notre responsable, ou bien nos collègues, ou si c'est le cas, nos clients puissent nous joindre. Il y a des aspects personnels et en même temps des impératifs de notre entreprise à prendre en considération. C'est à nous de faire ce travail de préparation, et lorsque nous serons avec notre responsable, il sera important de regarder en détail ce que nous avons prévu et de l'aménager avec lui avant que ces modalités pour être joint ne soient indiquées à tout le monde.

La liste de questions que nous devons nous poser qui est proposée ci-après ne s'applique pas à toutes les situations de travail et de responsabilités. Ne prenez donc en considération que celles qui vous semblent les plus applicables dans votre situation.

A. Comment et quand nous joindre

. Quand vous n'êtes pas au bureau, comment pouvez-vous être joint ?

.Quand vous êtes joignable au téléphone, quels jours ? à quelles heures ? Est-ce qu'il y a des jours ou des tranches horaires où vous n'êtes absolument pas joignable ?

. Est-ce que vos collègues, votre chef seront au courant des moyens et des heures auxquels vous joindre ? Cette information fera l'objet d'une note interne ? d'un email ? d'une note affichée sur les bureaux de vos collègues ?

B. Clients (internes et externes)

Avant de vous mettre d'accord avec votre responsable direct sur les aménagements de travail souhaités, vous devez réfléchir ensemble sur l'impact que ces aménagements pourront avoir sur les relations avec les autres services de l'entreprise ou avec les clients de votre entreprise. Si cela est possible, il est bien de pouvoir recueillir l'avis direct des clients. Deux points en particulier sont à bien examiner :

. Quel est le meilleur moyen de communiquer avec les clients ? (notamment quand ? par quel moyen ? et éventuellement qui d'autre ces clients peuvent appeler si nous sommes absent)

. Si le client peut être amené à travailler ou être en relation avec d'autres collègues, est-ce pertinent de prévoir une réunion pour que ce client rencontre ces autres collègues ?

C. Messages

Il faut définir à quel endroit les messages qui nous sont destinés peuvent nous être laissés ? (boite email, répondeur sur le téléphone, etc.). Il est recommandé de ne prévoir qu'un nombre limité d'endroits où les messages peuvent nous être laissés afin de gagner du temps et de ne pas avoir de trop nombreuses possibilités à vérifier au cas où un message nous aurait été laissé.

D. Réunions

. Les jours où nous ne venons pas au bureau ou ne travaillons pas, est-ce que nous sommes quand même prêts à nous rendre disponible en cas de nécessité ? Quelle organisation « d'urgence » peut être mise en place pour nous rendre disponible si nous sommes prévenus au dernier moment de la réunion ?

. Est-ce qu'il est possible de suivre la réunion au téléphone ?

. Est-ce que les dates « normales » de réunion de l'équipe nous sont bien connues ?

E. Accès aux dossiers

Voici trois grandes catégories de questions à nous poser :

. Est-ce que nous avons informé notre responsable et le cas échéant des collègues directement concernés de l'endroit où se trouvent les clés des tiroirs ou armoires ? Notre mot de passe pour notre ordinateur ? L'endroit où sont classés les dossiers sensibles ? etc.

. Est-ce que notre chef et des collègues peuvent accéder en réseau à nos propres dossiers partagés ?

. Comment pouvons nous-mêmes accéder à distance à différents dossiers, les notres comme ceux de collègues si nous en avons besoin ?

F. Feedback

C'est notre intérêt de solliciter les réactions de nos collègues, de notre responsable direct, et celles de nos clients, et de connaitre la manière dont les nouveaux aménagements de travail mis en place pour nous leur conviennent ou leur posent des difficultés.

Robert Salaison, aidant